法人ごとの料金や請求方法。長期宿泊への対応。清掃への変更連絡。
設備の不具合。フロントの申し送り。新人への説明。
FICTIONAL HOTEL
北上駅から徒歩圏。地域で約25年間営業する、72室の独立系ビジネスホテルです。正社員・パートを含む約18名で、出張者、製造業・設備工事関係者、長期宿泊のお客様などを迎えています。
予約システムは昔から使っているものがあるし、予約と会計は今のシステムで特に困ってないんだよね。
ただ、「○○会社さんの請求はどうだったっけ」とかは、事務の佐藤さんに聞かないと分からない。夜勤から朝勤への申し送りも、結局ノートだったり口頭だったりするね。
CURRENT WORK
長年ホテルを運営する中で、お客様ごとの対応や例外が増え、ベテランの経験でうまく回ってきました。まず、今の仕事をそのまま見ます。
予約・会計を担う今のシステム 今回見る「システムの周りの仕事」
『A社は月末締め』『B社は請求書を本社へ』『C社の長期宿泊はこの料金』など、法人ごとの条件があります。
起こりやすいこと
THE REAL ISSUE
予約や会計は、今のシステムで問題なく動いています。今回見直すのは、その外側です。
HOW WE THINK
今の仕事を見る
『○○さんしか分からない』仕事を探す
ホテル内のルールを整理する
今のホテルシステムでできることを確認する
紙やExcelで十分なところを整理する
簡単なWebや既存サービスが便利なところだけ使う
AIが役立つところだけ使う
必要ならシステム会社や専門企業へ相談する
新しいホテルシステムの導入から始めるCASEではありません。
IMPROVEMENT DEMOS
ここからは、既存システムに入らない仕事を小さく整理した操作例です。予約・決済・個人情報保存は行いません。
紙の申し送りノートをすべて廃止することが目的ではありません。日付・客室・内容・担当・確認状況を整理し、必要な情報を探せるようにします。
連泊。明日は清掃不要
清掃日勤未確認エアコン異音。設備担当へ連絡済み
設備フロント未確認明朝タクシー6:30。手配済み
フロント夜勤確認済み忘れ物の問い合わせ。折り返し対応済み
フロント日勤確認済み水栓確認後に清掃開始
設備フロント未確認新しい料金管理システムではなく、法人ごとの請求・長期宿泊・駐車場などを確認する内部参照画面の例です。
最終的な料金・請求内容は担当者が確認
最終的な料金・請求内容は担当者が確認
最終的な料金・請求内容は担当者が確認
最終的な料金・請求内容は担当者が確認
既存システムに入らない「当日の補助情報」を共有する例です。本格的なホテルPMSの代わりではありません。
選択中：201号室。変更内容を口頭だけで終わらせず、同じ画面で確認する例です。
小さな設備トラブルも、受付から完了までを一覧で共有します。Excelで十分ならExcel。既存サービスで十分なら既存サービスを使います。
| 発生日 | 場所 | 症状 | 状況 | 担当 | 対応内容 | 完了日 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9/2 | 508号室 | エアコンから異音 | 業者へ連絡 | 設備担当 | 利用停止・点検依頼済み | — |
| 9/2 | 301号室 | 洗面水栓のゆるみ | 確認中 | フロント | 現場確認を依頼 | — |
| 9/1 | 2階廊下 | 照明が点滅 | 対応済み | 設備担当 | ランプ交換・点灯確認 | 9/1 |
| 8/31 | ロビー | Wi-Fiが一時不安定 | 対応済み | 夜勤 | 再起動後、接続確認 | 8/31 |
HOTEL MANUAL
マニュアルは、人を不要にするものではありません。基本的な内容を自分で確認し、判断が必要なことは相談します。
法人ルール一覧で締め日・送付先を確認し、請求内容は事務担当者が最終確認します。
金額や契約条件が一覧と異なる場合は、支配人または事務担当へ相談。発見日・場所・品目・保管場所を記録し、問い合わせ時は複数の情報を照合します。
貴重品や個人情報を含む物は、責任者へ報告。安全を確認し、客室移動の必要性を責任者へ連絡。設備対応一覧にも状況を残します。
安全・宿泊可否・返金の判断は、必ず責任者へ相談。AIが勝手に判断するのではなく、ホテル内で整理した情報を探しやすくする補助です。
ホテル内の登録情報では、株式会社Aは月末締め、請求書は本社経理部へ送付となっています。最終的な請求内容は、担当者が確認してください。
お客様への対応と最終判断は、人が行います。個人情報や社内情報を、無条件に外部AIへ入力しません。
BEFORE / AFTER
| 仕事 | 改善前 | 改善後 |
|---|---|---|
| ホテルシステム | 現在のシステム | 現在のシステム（変えていません） |
| 申し送り | ノート・口頭 | 共通の申し送り情報 |
| 法人客対応 | Excel・紙・担当者の記憶 | みんなが確認できる |
| 清掃変更 | 電話・口頭・紙 | 同じ変更情報を見る |
| 設備不具合 | 担当者へ直接連絡 | 対応状況を共有 |
| 新人教育 | ベテランへ聞く | マニュアル＋必要なら先輩へ |
| AI | 特になし | 情報検索・文章整理の補助 |
PURPOSE
探す。聞く。転記する。確認する。そうした小さな作業を減らし、お客様への対応やスタッフ同士のコミュニケーションに時間を使えるようにします。
AI BOUNDARY
AIは主役ではありません。整理・検索・下書きなど、役立つところにだけ使います。
実際の利用では、個人情報・社内情報の取り扱い、利用サービスの規約、社内ルール、必要な安全管理を確認します。このサイトの情報はすべてダミーです。
LOCAL CONTEXT
北上駅周辺では近年、新しいホテルの開業・出店が続いています。製造業や関連企業が集まる北上では、出張・工事・設備関連・技術者・取引先など、さまざまなビジネス宿泊需要があります。
宿泊施設が増える中で、設備だけではなく、「限られたスタッフで安定したサービスを続けるための仕事の整理」も重要になります。
※地域の市場環境についての一般的な背景説明です。実在ホテルの内部業務や課題を示すものではありません。OUR POSITION
最初から「ホテルシステムを変えましょう」とは考えません。今使っているシステム、紙、Excel、スタッフ間の連絡、長年続いているルール。それぞれを見ながら整理します。
今のホテルシステムなど、問題なく動いているもの
人に聞かないと分からないルールや連絡
小さな一覧や記録で解決できる仕事
安全・設備・大きなシステムに関わる仕事
現在お願いしているホテルシステム会社やIT業者さんと相談しながら進めることもできます。
START WITH A CONVERSATION
そんな段階で構いません。今の仕事を一緒に見ながら、どこから整理するとよいのかを考えます。